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安徽財經大學學生檔案管理辦法

發布時間: 2020-10-16 ????訪問次數: 196

第一章 总 则

第一條 为做好学生档案管理工作,规范学生档案管理,充分发挥学生档案在學生管理中的作用,根据教育部、国家档案局第27號《普通高等學校檔案管理辦法》,结合学生档案管理实际,特制定本办法。第二條 本办法所指的学生档案是指在我校计划内统一招收的全日制本科生和硕士生的个人档案,是在學生管理活动中形成的,记述和反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表现的,以学生个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。

第二條 按照集中統一管理檔案的原則,校學生處檔案室負責學生檔案的保管,各學院及有關職能部門協助學生處檔案室做好在校學生檔案的管理,以保證檔案的完整和安全。

第二章 归档范围

第三條 本科學生檔案歸檔範圍:

(一)新生原始档案主要包括:高中阶段材料、高考信息(包括:高等学校招生报名登记表、体检表等报考材料 )、高中阶段有关党 / 團員材料。

(二)大學階段檔案主要包括:各學年綜合測評、體檢表、黨/團員材料、獎懲材料、學籍表、高校畢業生登記表、畢業生就業通知書底聯等。

第四條 研究生檔案歸檔範圍:考研前已形成的人事檔案、研究生錄取登記表、黨/團員材料、評優材料、學習成績表、畢業研究生登記表、碩士學位論文答辯材料、畢業研究生就業通知書底聯等。

第三章 材料的收集归档与要求

第五條 學校相關部門、各學院以及每位在校學生應重視學生檔案管理工作,確保檔案材料收集歸檔工作的順利進行。

第六條 本科新生入學後,由所在班級班主任負責收集整理新生的原始檔案。校外考取本校研究生的新生檔案由研究生院負責收集:本校保研、考研學生檔案在校學生處檔案室直轉。新生入校一個月取得學籍後,按照有關要求,及時將檔案移交到學生處檔案室,學生檔案按專業、班級學號編號入櫃統一管理。

第七條 新生檔案移交前,各班班主任應按照學生處的要求,閱檔後將新生原始檔案袋一並裝入學校統一印制的學生專用檔案袋內,按學號順序對學生檔案整理清點,做好缺檔材料記錄,打印學生名單,履行移交手續;同時負責督促和收集學生缺乏的檔案及材料並及時歸檔。

第八條 各學院及相關職能部門對歸檔材料應認真審查、簽署意見並蓋章,按規定時間及時送交學生處。

第九條 各類歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料,不規範、不完整或手續不齊備的材料不予接收。

第十條 手工書寫的歸檔材料必須統一使用碳素墨水或藍黑墨水,不得使用圓珠筆、鉛筆、紅筆和純藍色墨水以及複寫紙書寫,字迹要工整清晰,複印件須注明原件單位並加蓋公章。

第十一條 凡屬已歸檔材料,任何人不得擅自更改、剔除。

第四章 档案的查阅与利用

第十二條 學校和學院從事學生工作的人員可根據工作需要查閱管轄範圍內的學生檔案,學生不得查閱檔案。

第十三條 外單位人員(用人單位或特殊情況)需要查閱學生檔案,利用者必須持單位介紹信和相關身份證明。

第十四條 查閱檔案必須嚴格履行登記手續並嚴格遵守保密制度,不得塗改、圈劃、撤換檔案材料,不得泄露檔案內容。

第十五條 學生檔案原則上不外借,特殊情況需要借閱、調用的,應由對方單位出具書面公函,經學校批准後,方可辦理相關手續。

第十六條 借閱學生檔案時,應嚴格辦理清點手續,嚴禁對檔案材料進行擅自處理,如有丟失由借閱人負責。查閱借用學生檔案的單位,不得擅自複制、拍攝檔案內容。因工作需要利用檔案材料取證必須經學校批准方可。

第五章 档案的转递与托管

第十七條 學生學籍變動、轉學、休學、退學、出國、入伍等,應及時辦理相關手續,以便將檔案及時轉出或做相關處置。

第十八條 應屆畢業生的個人檔案,由學生處檔案室將學生畢業前形成的各類材料彙總,裝入個人檔案袋,按照派遣方案及時、准確的予以轉遞至畢業生被派遣單位。

第十九條 考取碩士生和博士生的應屆畢業生如需傳遞個人檔案,應出具被錄取院校的調檔函,按所考取的院校要求分次或一次調檔。

第二十條 按国家规定,做好未落实就业单位毕业生档案的保管工作, 因特殊原因申请办理档案暂时留校保管的毕业生,须个人提出申请,学院审核,报校毕业生就业指导中心批准后,其档案根据申请的期限存放在校学生处档案室。超过规定期限未到校办理转出手续的,将根据有关规定寄送至生源所在地的人事部门,由此造成的后果由毕业生自负。

第六章  附 则

第二十一條 本辦法解釋權歸學生處。

第二十二條 本辦法自發布之日起實施。